POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS
1. Introducción
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa reconoce la importancia de proteger la privacidad y los derechos de los individuos cuyos datos personales son tratados en el curso de nuestras actividades. Esta política establece nuestros compromisos y procedimientos para el tratamiento adecuado de datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
2. Marco Legal
Esta política se fundamenta en la Ley 1581 de 2012, la cual regula el derecho fundamental que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, así como el derecho a la información; y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la mencionada ley en lo concerniente al Registro Nacional de Bases de Datos, los principios y deberes que deben observar los responsables y encargados del tratamiento de datos personales, y los procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares.
3. Definiciones
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa se compromete a cumplir con los siguientes principios para el tratamiento de datos personales:
- Principio de legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
- Principio de finalidad: Los datos personales serán recolectados con fines específicos, explícitos y legítimos, y no serán tratados posteriormente de manera incompatible con dichos fines.
- Principio de libertad: El tratamiento de datos personales solo se realizará con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular, o cuando exista autorización legal para hacerlo.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, se garantizará el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que le concierna.
- Principio de seguridad: Se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se someterá a las limitaciones que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5. Consentimiento y Derechos de los Titulares
Antes de recolectar y utilizar datos personales, se obtendrá el consentimiento previo, expreso e informado del titular, a menos que la ley permita recolectar y tratar datos personales sin dicho consentimiento.
El consentimiento será obtenido de manera clara y específica, informando al titular sobre las finalidades del tratamiento para las cuales se solicitan sus datos.
En el caso de datos sensibles, se obtendrá un consentimiento expreso y diferenciado, detallando de manera especial las razones por las cuales se solicitan estos datos y cómo serán tratados.
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa garantiza a los titulares de datos personales el ejercicio de los siguientes derechos:
Derecho de acceso: Los titulares tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Derecho de supresión: Los titulares pueden solicitar la eliminación de sus datos personales cuando consideren que no se están tratando conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Derecho de revocatoria: Los titulares tienen derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos personales.
Derecho de queja: Los titulares tienen derecho a presentar quejas ante la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa o la Superintendencia de Industria y Comercio, por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
6. Procedimientos de Seguridad de la Información
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa implementará las medidas técnicas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
7. Responsabilidades y Obligaciones
Responsable de Protección de Datos: Se designará un responsable de protección de datos (DPO) que supervisará el cumplimiento de esta política y las leyes de protección de datos.
El responsable del tratamiento será el encargado de adoptar las medidas necesarias para asegurar el cumplimiento de esta política.
El encargado del tratamiento deberá cumplir con las instrucciones y directrices impartidas por el responsable del tratamiento y garantizar la confidencialidad de los datos personales.
Empleados y Colaboradores: Todos los empleados y colaboradores de la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa deben cumplir con esta política y seguir las directrices establecidas para la protección de datos personales.
8. Recolección y Uso de Datos Personales
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa recolectará datos personales únicamente de manera legal, respetando los principios establecidos en la legislación colombiana. La recolección se realizará de forma explícita, informando a los titulares sobre las finalidades específicas para las cuales se solicitan sus datos y obteniendo su consentimiento previo, expreso e informado cuando así se requiera.
8.1 Finalidades del Tratamiento
Los datos personales serán recolectados y utilizados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Investigaciones y procesos judiciales: Para el desarrollo de actividades investigativas relacionadas con la función específica de la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y constitucionales.
- Gestión administrativa: Para el adecuado funcionamiento interno, incluyendo la gestión de recursos humanos, administración de infraestructura, y cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
- Comunicaciones institucionales: Para mantener informados a los colaboradores internos, clientes y otras partes interesadas sobre actividades relevantes, cambios en políticas, y demás información pertinente.
- Seguridad: Para garantizar la seguridad física y digital de las instalaciones, sistemas y de las personas vinculadas con la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa.
Los datos personales recolectados serán utilizados exclusivamente para los fines para los cuales fueron recolectados, de acuerdo con las disposiciones legales y contractuales aplicables. Se asegurará que el tratamiento de estos datos sea pertinente, adecuado y limitado a lo estrictamente necesario para cada finalidad específica.
9. Transferencia de Datos
En caso de ser necesario transferir datos personales a terceros, ya sea dentro o fuera del país, se asegurará que dicha transferencia cumpla con los estándares de protección establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Se establecerán cláusulas contractuales y medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos durante la transferencia y tratamiento por parte de terceros.
9.1. Transferencias dentro de la Organización
Los datos personales recogidos por la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa podrán ser compartidos dentro de la organización cuando sea necesario para cumplir con los fines establecidos para los cuales fueron recogidos. Todas las transferencias internas de datos personales se realizarán de acuerdo con los principios de protección de datos establecidos en esta política.
9.2. Transferencias a Terceros
La Unidad de Investigación Criminal de la Defensa podrá transferir datos personales a terceros en las siguientes circunstancias:
Con el consentimiento del titular de los datos: Cuando se obtenga el consentimiento explícito del titular de los datos para compartir su información con un tercero específico.
Cumplimiento legal o contractual: Cuando sea necesario para cumplir con una obligación legal, reglamentaria o contractual que incumba a la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa.
Intereses legítimos: Cuando sea necesario para los intereses legítimos perseguidos por la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa o por un tercero, siempre que no se vean menoscabados los derechos y libertades fundamentales del titular de los datos.
Subcontratación: Cuando la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa utilice proveedores de servicios externos para procesar datos personales en su nombre, se establecerán acuerdos contractuales que garanticen que dichos proveedores cumplan con las mismas medidas de seguridad y protección de datos que se aplican internamente.
10. Principio de Calidad y Veracidad
Se garantizará que los datos personales recolectados sean veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles para la finalidad para la cual son utilizados. Se adoptarán medidas razonables para asegurar que los datos inexactos o incompletos sean corregidos o actualizados de forma oportuna.
11. Periodo de Conservación
Los datos personales serán conservados únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y conforme a los periodos de conservación establecidos en las disposiciones legales aplicables.
12. Capacitación y Concienciación
Se proporcionará formación regular sobre protección de datos a todos los empleados y colaboradores para asegurar el cumplimiento de esta política.
13. Evaluación y Revisión
Esta política será revisada periódicamente para garantizar su efectividad y cumplimiento continuo de las leyes de protección de datos.
14. Incumplimiento de la Política
El incumplimiento de esta política puede resultar en medidas disciplinarias, de acuerdo con las políticas internas de la organización.
15. Contacto
La UNIDAD DE INVESTIGACIÓN CRIMINAL DE LA DEFENSA tiene los siguientes medios de contacto:
- Página Web: www.uid.org.co
- Teléfono: (601) 694 8531.
- Correo electrónico: contacto@uid.org.co
- Correspondencia: Calle 26B # 4A – 45, P 5., en la ciudad de Bogotá.
Se proporcionará información de contacto del responsable de protección de datos para cualquier consulta relacionada con la protección de datos personales.
De igual forma, esta política de protección de datos entrará en vigor a partir de su aprobación y se comunicará a todos los empleados y colaboradores de la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa para su adopción y cumplimiento efectivo.
Por último, esta política está diseñada para asegurar que la Unidad de Investigación Criminal de la Defensa maneje de manera responsable y segura los datos personales, cumpliendo con las regulaciones pertinentes y protegiendo los derechos de los individuos respecto a su información personal.